Gérer la liste des participants pour un séminaire d’entreprise

Le succès d’un séminaire découle de plusieurs facteurs : lieu, date, activités, thématique, objectifs, … Mais elle découle également de la gestion de la liste de tous les participants qui seront présents pour l’événement et il est impératif de savoir comment gérer cette liste, si vous ne le savez pas, vous risquez de rencontrer de nombreux problèmes. Certains outils informatiques ou sites web vous seront très utiles pour créer et gérer votre liste d’invités, comme le site Dooliz (importation et exportation des contacts via Excel et email,  catégorisation des contacts, moyens de check in, gestion de l’événement, cartons d’invitation et mini site personnalisables, …).

Cependant, plusieurs questions se posent : Qui inviter ? Seront-ils accompagnés ? Comment contrôler ma liste le jour J ? Voici quelques conseils pour sélectionner vos invités et les checker le jour du séminaire.

Pour commencer : définissez la liste

Définir la liste des participants (ou invités) correspond à la base de la gestion de votre liste. Listez toutes les personnes devant être invitées à l’événement et faites attention de n’oublier personne ! Pour simplifier votre liste, vous pouvez regrouper les personnes par catégorie (par service, par établissement, …) ou les classer par ordre alphabétique. Pensez également à mettre le nom des intervenants qui seront présents et qui animeront votre séminaire.

Pour plus de facilité, établissez votre liste via des fichiers Excel ou email contenant déjà les coordonnées des invités, cela vous simplifiera grandement la tâche !

Par la suite : précisez s’il sera possible d’être accompagné ou pas

A vous de décider si vos invités pourront être accompagnés ou non. Si vous acceptez le droit de se rendre au séminaire avec un ou plusieurs accompagnateurs, il vous faudra être prudent. Pour une sécurité optimale, pensez à : demander le nombre d’accompagnants,  leur nom et prénom, la précision du type de relation qu’ils entretiennent, … Précisez si les conjoints, enfants, autres membres de la famille ou amis proches sont acceptés dans la liste d’invités dès le début.

Pour finir : vérifiez la présence des participants avec le check in

Désormais, il ne vous reste plus qu’à vous munir de votre liste et de contrôler les participants à l’entrée ! Le check in pourra être réalisé par différentes méthodes : contrôler les invités grâce à une carte d’identité, grâce à l’invitation qu’ils ont reçu pour le séminaire, par scan (Qr Code envoyé préalablement), … Une fois cette étape terminée, vous pouvez offrir un badge à chaque participant pour qu’il puisse être identifié tout au long de l’événement sans encombre.

La page d’accueil de mon compte Dooliz peut-elle être modifiée ?

Vous pouvez effectivement modifier votre page d'accueil en vous dirigeant dans les paramètres de votre événement et en cliquant sur l’onglet “Préférences”. Vous pourrez lors de la connexion à votre compte Dooliz accéder soit à votre tableau de bord soit à votre...

Est-il possible de traduire mes invitations et mon mini-site dans une autre langue ?

Oui, vous pouvez traduire vos invitations et votre mini-site dans plusieurs autres langues que le français : anglais, italien, espagnol et allemand. Cliquez ici afin de voir notre tutoriel pour plus de détails.

Puis-je modifier le nom de mes co-organisateurs ?

A partir du moment où vous avez invité une personne à devenir co-organisateur de votre événement et que ce dernier a confirmé son compte, seul lui peut modifier son nom.

Recharger une archive de mon événement est-il possible ?

Oui. Vous avez la possibilité de recharger une des archives de votre événement à tout moment et en un seul clic en vous rendant dans l’onglet “Préférences” dans les paramètres de votre événement. Cliquez ici afin de voir notre tutoriel pour plus de...

Est-il possible de diviser mon événement en plusieurs parties ?

C’est tout à fait possible, c’est ce que nous avons nommé des “temps forts”. Chaque temps fort correspondra à une partie ou à un moment clé de votre événement (brunch, vin d’honneur, cocktail, animation, etc) et pourra être détaillé (date, heures, lieu, etc). Avec...

Puis-je réaliser un plan de table ?

Oui. Vous pouvez créer un plan de table pour votre événement en choisissant le nombre de personnes assises par table, le type de table, la disposition des tables ainsi que la place de chaque invité. Cliquez ici afin de voir notre tutoriel pour plus de...

Est-il possible de conserver un historique des modifications apportées à l’événement ?

Oui. Vous trouverez toutes les modifications liées à votre événement dans votre historique (en haut à droite de l’écran).  Dooliz fera également une sauvegarde régulière des modifications apportées à votre événement. Cela permettra de recharger une des archives en cas...

Est-il possible d’avoir une synthèse de mon événement ?

Oui, il est possible d’avoir une synthèse de votre événement en vous rendant sur l’onglet “Tableau de bord”. Vous aurez alors accès à différentes statistiques concernant votre événement. Cliquez ici afin de voir notre tutoriel pour plus de...

Est-il possible de programmer l’événement ?

Bien évidemment. Vous pourrez programmer votre événement dès lors de sa création sur Dooliz : date(s), horaires, lieu(x), nom de l’événement, etc. Cliquez ici afin de voir notre tutoriel pour plus de détails.

Puis-je envoyer mes cartons d’invitation à une date précise ?

Vous pouvez en effet programmer l’envoi de vos cartons d’invitation à une date ultérieure. Pour cela choisissez la date et l’heure d’envoi dans l’onglet “Envoyer une invitation” puis en cliquant sur “Préparer l’envoi”. Cliquez ici afin de voir notre tutoriel pour plus...
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