Gérer la liste des participants pour un séminaire d’entreprise

Le succès d’un séminaire découle de plusieurs facteurs : lieu, date, activités, thématique, objectifs, … Mais elle découle également de la gestion de la liste de tous les participants qui seront présents pour l’événement et il est impératif de savoir comment gérer cette liste, si vous ne le savez pas, vous risquez de rencontrer de nombreux problèmes. Certains outils informatiques ou sites web vous seront très utiles pour créer et gérer votre liste d’invités, comme le site Dooliz (importation et exportation des contacts via Excel et email,  catégorisation des contacts, moyens de check in, gestion de l’événement, cartons d’invitation et mini site personnalisables, …).

Cependant, plusieurs questions se posent : Qui inviter ? Seront-ils accompagnés ? Comment contrôler ma liste le jour J ? Voici quelques conseils pour sélectionner vos invités et les checker le jour du séminaire.

Pour commencer : définissez la liste

Définir la liste des participants (ou invités) correspond à la base de la gestion de votre liste. Listez toutes les personnes devant être invitées à l’événement et faites attention de n’oublier personne ! Pour simplifier votre liste, vous pouvez regrouper les personnes par catégorie (par service, par établissement, …) ou les classer par ordre alphabétique. Pensez également à mettre le nom des intervenants qui seront présents et qui animeront votre séminaire.

Pour plus de facilité, établissez votre liste via des fichiers Excel ou email contenant déjà les coordonnées des invités, cela vous simplifiera grandement la tâche !

Par la suite : précisez s’il sera possible d’être accompagné ou pas

A vous de décider si vos invités pourront être accompagnés ou non. Si vous acceptez le droit de se rendre au séminaire avec un ou plusieurs accompagnateurs, il vous faudra être prudent. Pour une sécurité optimale, pensez à : demander le nombre d’accompagnants,  leur nom et prénom, la précision du type de relation qu’ils entretiennent, … Précisez si les conjoints, enfants, autres membres de la famille ou amis proches sont acceptés dans la liste d’invités dès le début.

Pour finir : vérifiez la présence des participants avec le check in

Désormais, il ne vous reste plus qu’à vous munir de votre liste et de contrôler les participants à l’entrée ! Le check in pourra être réalisé par différentes méthodes : contrôler les invités grâce à une carte d’identité, grâce à l’invitation qu’ils ont reçu pour le séminaire, par scan (Qr Code envoyé préalablement), … Une fois cette étape terminée, vous pouvez offrir un badge à chaque participant pour qu’il puisse être identifié tout au long de l’événement sans encombre.

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