Gérer le budget de mon événement associatif

Vous avez décidé d’organiser un événement pour votre association mais vous ne savez pas comment gérer votre budget ? Ne vous inquiétez pas, nous allons vous aider !

Pour pouvoir gérer aisément le budget de votre événement associatif, vous devrez établir ce qu’on appelle un “budget prévisionnel” : un côté recette et un côté dépense, ce budget vous permettra d’éviter les accidents budgétaires et de ne pas dépasser le budget préétabli.

Cependant, déterminer un budget prévisionnel n’est pas si simple, plusieurs facteurs sont impliqués et rien ne doit être oublié : postes budgétaires, coûts cachés, post événement, … Heureusement certains outils informatique seront en capacité de vous aider et de gérer le budget dans son ensemble, par exemple le site Dooliz propose pour les professionnels et les particuliers de gérer leurs événements de manière simple mais avec de nombreuses fonctionnalités (gestion du budget, tableau de bord, collecte automatique des réponses, cartons d’invitation et mini site personnalisable pour l’inscription à l’événement, gestion de vos contacts, …).

Définissez vos objectifs

Il sera important d’avoir une première approche de l’événement, cela permettra de définir les moyens nécessaires à l’organisation et d’obtenir une vision d’ensemble. Posez-vous toutes les questions utiles et pertinentes pour cette approche, le but étant de déterminer les résultats escomptés pour votre événement :

  • L’événement sera-t-il à but lucratif ou non ?
  • Sera-t-il à l’extérieur ou à l’intérieur ?
  • Combien de personnes seront présentes ?
  • Quelles activités seront mises en oeuvre ?
  • Aurez-vous des subventions ?
  • Y aura-t-il des frais de participation ?

Après avoir réfléchi à tout cela, il sera temps d’établir le budget prévisionnel avec le listing de toutes les recettes et dépenses le plus précisément possible. Dès le début, choisissez si vous incluez les taxes, garanties, assurances, … Il est impératif d’être constant tout au long de cette étape. Si ce n’est pas la première fois que cet événement se déroule, n’hésitez pas à vous référer aux budgets établis précédemment, ajustez les montants. Vous pouvez également vous référer à des événements similaires qui ont été réalisés.

Les composants des recettes

Plusieurs composants doivent être évalués, d’autant plus que ces postes budgétaires proviennent de diverses sources :

  • Frais de participation/inscription (montant pour participer à l’événement)
  • Collecte de fonds (activités payantes pour récolter de l’argent)
  • Publicité (annonces publicitaires payantes)
  • Vente de produits dérivés (CD, DVD, tasses, t-shirts, pin’s, jeux, …)
  • Location de kiosque (faire payer les kiosques à des commerçants pour qu’ils exposent ou vendent des produits)
  • Inscriptions pour des activités spécifiques (activités supplémentaires et payantes)
  • Subventions (aides financières publiques)
  • Négocier/baisser les prix de vos fournisseurs

Il est désormais essentiel de lister toutes les dépenses potentielles de votre événement qu’elles soient fixes, variables ou indirectes.

Les composants des dépenses

Là aussi, les dépenses proviennent de diverses sources et sont assez nombreuses mais il est nécessaire de toutes les lister, si vous ne savez pas exactement le montant de la somme, pensez à faire un devis :

  • Frais de location (sites, salles, tables, chaises, éclairage, bancs, équipement audiovisuel, expositions, …)
  • Restauration (repas, boissons, confiseries, …)
  • Animation (professionnels, groupes de musique, activités sportives, …)
  • Supports de communication et marketing (invitations, publicité, menus, plannings, photographes, badges, création de sites web, …)
  • Personnel si pas de bénévoles (techniciens, serveurs, hôtesses d’accueil, …)
  • Sécurité (agents de sécurité, barrières, …)
  • Hébergement (hôtels, gîtes, tentes, …)
  • Concours (lots, cadeaux, goodies, trophés, …)
  • Main d’oeuvre (montage et démontage des animations, personnel d’opérations, …)
  • Frais de déplacement
  • Décoration (ballons, confettis, nappes, lanternes, …)
  • Entretien (ménage, recyclage, …)

Pour plus d’exemples de dépenses, cliquez ici et ici.

La page d’accueil de mon compte Dooliz peut-elle être modifiée ?

Vous pouvez effectivement modifier votre page d'accueil en vous dirigeant dans les paramètres de votre événement et en cliquant sur l’onglet “Préférences”. Vous pourrez lors de la connexion à votre compte Dooliz accéder soit à votre tableau de bord soit à votre...

Est-il possible de traduire mes invitations et mon mini-site dans une autre langue ?

Oui, vous pouvez traduire vos invitations et votre mini-site dans plusieurs autres langues que le français : anglais, italien, espagnol et allemand. Cliquez ici afin de voir notre tutoriel pour plus de détails.

Puis-je modifier le nom de mes co-organisateurs ?

A partir du moment où vous avez invité une personne à devenir co-organisateur de votre événement et que ce dernier a confirmé son compte, seul lui peut modifier son nom.

Recharger une archive de mon événement est-il possible ?

Oui. Vous avez la possibilité de recharger une des archives de votre événement à tout moment et en un seul clic en vous rendant dans l’onglet “Préférences” dans les paramètres de votre événement. Cliquez ici afin de voir notre tutoriel pour plus de...

Est-il possible de diviser mon événement en plusieurs parties ?

C’est tout à fait possible, c’est ce que nous avons nommé des “temps forts”. Chaque temps fort correspondra à une partie ou à un moment clé de votre événement (brunch, vin d’honneur, cocktail, animation, etc) et pourra être détaillé (date, heures, lieu, etc). Avec...

Puis-je réaliser un plan de table ?

Oui. Vous pouvez créer un plan de table pour votre événement en choisissant le nombre de personnes assises par table, le type de table, la disposition des tables ainsi que la place de chaque invité. Cliquez ici afin de voir notre tutoriel pour plus de...

Est-il possible de conserver un historique des modifications apportées à l’événement ?

Oui. Vous trouverez toutes les modifications liées à votre événement dans votre historique (en haut à droite de l’écran).  Dooliz fera également une sauvegarde régulière des modifications apportées à votre événement. Cela permettra de recharger une des archives en cas...

Est-il possible d’avoir une synthèse de mon événement ?

Oui, il est possible d’avoir une synthèse de votre événement en vous rendant sur l’onglet “Tableau de bord”. Vous aurez alors accès à différentes statistiques concernant votre événement. Cliquez ici afin de voir notre tutoriel pour plus de...

Est-il possible de programmer l’événement ?

Bien évidemment. Vous pourrez programmer votre événement dès lors de sa création sur Dooliz : date(s), horaires, lieu(x), nom de l’événement, etc. Cliquez ici afin de voir notre tutoriel pour plus de détails.

Puis-je envoyer mes cartons d’invitation à une date précise ?

Vous pouvez en effet programmer l’envoi de vos cartons d’invitation à une date ultérieure. Pour cela choisissez la date et l’heure d’envoi dans l’onglet “Envoyer une invitation” puis en cliquant sur “Préparer l’envoi”. Cliquez ici afin de voir notre tutoriel pour plus...
Share This