Astuces pour un maximum de participants à votre événement associatif

Au coeur de votre événement associatif, les participants (ou adhérents) et les bénévoles sont indispensables au fonctionnement de l’organisation de votre association, mais il n’est pas toujours facile de trouver ces personnes et surtout de les trouver en grand nombre. Toute la difficulté réside dans le fait de donner envie et d’encourager les gens à venir, leur faire comprendre que cet événement est un enjeux pour vous et que vous avez besoin d’eux.

Dans cet article, nous vous donnerons plusieurs astuces pour attirer un maximum de participants, que votre événement soit caritatif, sportif ou autres. Nous vous proposerons également un outil informatique pour vous aider à gérer votre événement de A à Z et pour vous permettre d’obtenir le plus de participants possibles.

Votre outil informatique

Certes, il existe de nombreux outils informatiques qui vous permettront de gérer votre événement associatif mais un logiciel, déjà utilisé par des milliers d’utilisateurs, est sorti du lot : le site Dooliz.

Ce logiciel permet de gérer toute l’organisation de votre événement qu’il soit à titre associatif, professionnel ou privé. En plus de contenir de nombreuses fonctionnalités (gestion des temps forts des activités, cartons d’invitation et mini site personnalisables, gestion de vos contacts et de votre budget, tableau de bord, collecte automatique des réponses, …), Dooliz est gratuit et sans engagement !

Nos astuces

Les réseaux sociaux :

Facebook, Instagram, Snapchat, Twitter, Linkedin, … Faites passer le mot ! Les réseaux sociaux sont extrêmement efficaces pour informer les personnes des événements qui ont lieu près de chez eux, il faut donc être visible au maximum. Utilisez le compte de l’association (ou créez en un si cela n’est pas fait), puis publiez votre événement, les “J’aime” et les partages de vos abonnés permettront de faire connaître votre événement à de nombreux autres utilisateurs !

Le plus de Facebook : ce réseau social permet de créer un événement (de toutes sortes) où les utilisateurs pourront exprimer leur intérêt avec les boutons “Intéressé(e)” et “Participe”, ils pourront également partager l’événement sur leur journal.

Les influenceurs :

Contactez des personnes influentes dans le domaine du sport, de l’art, de l’éducation, … Selon le type d’événements de votre association. Certaines de ces personnes pourraient être intéressées par votre événement et inciter leurs abonnés/followers/… à y participer.

En terme d’influenceurs, on peut aussi parler des médias (télévision, radio, journal, …), si certains sont séduits par votre événement, cela sera un gros plus pour votre association !

Les plus gros influenceurs de France : Facebook, Twitter, Instagram, Snapchat, Linkedin

La communication visuelle :

On n’oublie pas les grosses affiches et les flyers/tracts à diffuser en masse ! Les affiches publicitaires sont le meilleur moyen pour faire connaître votre événement à un public large et divers, distribuez vos tracts dans des lieux fréquentés/passages obligatoires et réalisez cette action dès le lancement de votre événement, n’attendez surtout pas la dernière minute pour le faire !

Outil de création d’affiches et flyers : Canva, Vistaprint, FotoJet, Crello

Autres moyens :

  • Landing page
  • Emailing
  • SMS/MMS
  • Google +
  • Live de l’événement
  • Bouche à oreille (lancé par vous !)

Collecter les feedback de son événement en un clin d’œil !

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Nos meilleurs conseils pour réagir face aux imprévus de votre événement

En tant qu’organisateur, il faudra rapidement réagir et trouver la solution la plus adaptée. Comme le disait Lars Von Trier, il faut “prendre en compte le hasard, et intégrer l’imprévu”. Voici donc les meilleurs conseils de Dooliz pour vous préparer à gérer de la meilleure façon possible les imprévus liés à votre événement.

La page d’accueil de mon compte Dooliz peut-elle être modifiée ?

Vous pouvez effectivement modifier votre page d'accueil en vous dirigeant dans les paramètres de votre événement et en cliquant sur l’onglet “Préférences”. Vous pourrez lors de la connexion à votre compte Dooliz accéder soit à votre tableau de bord, soit à votre...

Est-il possible de traduire mes invitations et mon mini-site dans une autre langue ?

Vous pouvez traduire vos invitations et votre mini-site dans plusieurs langues (autres que le français) : anglais, italien, espagnol et allemand.

Puis-je modifier le nom de mes co-organisateurs ?

A partir du moment où vous avez invité une personne à devenir co-organisateur de votre événement et que ce dernier a confirmé son compte, seul lui peut modifier son nom.

Est-il possible de recharger une archive ?

Oui. Vous avez la possibilité de recharger une des archives de votre événement à tout moment et en un seul clic. Rendez-vous dans l’onglet “Préférences” dans les paramètres de votre événement.

Est-il possible de diviser mon événement en plusieurs temps ?

C’est tout à fait possible, c’est ce que nous avons nommé des “temps forts”. Chaque temps fort correspondra à une partie ou à un moment clé de votre événement (brunch, vin d’honneur, cocktail, animation, etc) et pourra être détaillé (date, heures, lieu, etc). Avec...

Puis-je réaliser un plan de table ?

Oui. Vous pouvez créer un plan de table pour votre événement en choisissant le nombre de personnes assises par table, le type de table, la disposition des tables ainsi que la place de chaque invité.

Est-il possible de conserver un historique des modifications apportées à l’événement ?

Vous trouverez toutes les modifications liées à votre événement dans votre historique (en haut à droite de l’écran).  Dooliz fera également une sauvegarde régulière des modifications apportées à votre événement. Cela permettra de recharger une des archives en cas...