5 étapes pour gérer ses invitations d’anniversaire

Fêter son anniversaire est un moment festif et plein de bon moments, que ce soit pour les enfants ou les adultes, la création et la gestion des invitations est une étape cruciale pour l’organisation de votre événement. L’invitation est d’ailleurs souvent délaissée, et pourtant, c’est la base de la réussite de votre fête ! C’est une garantie que les gens ayant reçus votre invitation seront présents à cet événement.

Faites tout de même attention ! Gérer tout un tas d’invitation n’est pas évident, surtout si les invités sont nombreux. Pour être sûr de gérer correctement vos invitations, nous vous conseillons d’utiliser des interfaces qui vous aideront à gérer vos invitations (voire votre événement tout entier). Une de ces interfaces utilisée par des milliers d’utilisateurs, très utile et simple à utiliser, sera idéale pour votre anniversaire : le site Dooliz. Cet outil vous permettra de gérer la création (personnalisable), les envois et la réception des réponses; de gérer vos contacts et votre budget; analyser grâce au tableau de bord; 

1 – Créez votre invitation

Selon le thème de votre anniversaire, choisissez un design approprié : soirée fluo, tropicale, américaine, déguisée, années 80, halloween, … Sur votre invitation vous devriez noter toutes les informations nécessaires comme la date, le lieu, le thème, voire les animations si cela est percutant. Néanmoins, cela reste votre invitation, vous pouvez noter davantage d’informations et y mettre celles qui vous plaisent.

2 – Envoyez votre invitation

Lors de l’envoi de votre invitation, envoyez celle-ci à tous les contacts que vous souhaitez inviter et surtout, n’oubliez personne ! Vous pourrez envoyer cette invitation par mail, par courrier ou via les réseaux sociaux. Envoyez votre invitation selon la méthode qui vous convient le mieux.  Si des frais de participation seront de mise, pensez à informer vos invités.

3 – Réceptionnez les réponses

Lorsque vous réceptionnerez toutes les réponses de vos invités, nous vous conseillons de les classer : réponse négative, réponse positive, présent(e) pour quelles activités, non répondu, … Cela vous permettra de connaître l’avancement de vos invitations et de savoir comment vous devrez vous organiser par la suite.

4 – Envoyez une confirmation de réponse

En fonction du type de réponses, positive ou négative, il serait agréable pour vos invités de recevoir un message comme quoi vous avez bien reçu leur réponse. Envoyez leur une confirmation dès la réception de leur réponse, cela sera rassurant pour les personnes que vous avez invitées. De plus, cela montrera que vous organisez votre événement à coeur.

5 – Relancez vos invités

Si certaines personnes n’ont pas répondu à votre invitation au bout de plusieurs jours, n’hésitez pas à les relancer, votre invitation n’a peut être pas été reçue au premier envoi ou s’est peut être perdue parmi les dizaines de mails que l’on reçoit par jour. Cette relance vous sera très utile pour obtenir enfin une réponse claire et précise.

La page d’accueil de mon compte Dooliz peut-elle être modifiée ?

Vous pouvez effectivement modifier votre page d'accueil en vous dirigeant dans les paramètres de votre événement et en cliquant sur l’onglet “Préférences”. Vous pourrez lors de la connexion à votre compte Dooliz accéder soit à votre tableau de bord, soit à votre...

Est-il possible de traduire mes invitations et mon mini-site dans une autre langue ?

Vous pouvez traduire vos invitations et votre mini-site dans plusieurs langues (autres que le français) : anglais, italien, espagnol et allemand.

Puis-je modifier le nom de mes co-organisateurs ?

A partir du moment où vous avez invité une personne à devenir co-organisateur de votre événement et que ce dernier a confirmé son compte, seul lui peut modifier son nom.

Est-il possible de recharger une archive ?

Oui. Vous avez la possibilité de recharger une des archives de votre événement à tout moment et en un seul clic. Rendez-vous dans l’onglet “Préférences” dans les paramètres de votre événement.

Est-il possible de diviser mon événement en plusieurs temps ?

C’est tout à fait possible, c’est ce que nous avons nommé des “temps forts”. Chaque temps fort correspondra à une partie ou à un moment clé de votre événement (brunch, vin d’honneur, cocktail, animation, etc) et pourra être détaillé (date, heures, lieu, etc). Avec...

Puis-je réaliser un plan de table ?

Oui. Vous pouvez créer un plan de table pour votre événement en choisissant le nombre de personnes assises par table, le type de table, la disposition des tables ainsi que la place de chaque invité.

Est-il possible de conserver un historique des modifications apportées à l’événement ?

Vous trouverez toutes les modifications liées à votre événement dans votre historique (en haut à droite de l’écran).  Dooliz fera également une sauvegarde régulière des modifications apportées à votre événement. Cela permettra de recharger une des archives en cas...

Est-il possible d’avoir une synthèse de mon événement ?

Oui, il est possible d’avoir une synthèse de votre événement en vous rendant sur l’onglet “Tableau de bord”. Vous aurez alors accès à différentes statistiques concernant votre événement.

Est-il possible de programmer l’événement ?

Bien évidemment. Vous pourrez programmer votre événement dès lors de sa création sur Dooliz : date(s), horaires, lieu(x), nom de l’événement, etc.

Puis-je envoyer mes cartons d’invitation à une date précise ?

Vous pouvez en effet programmer l’envoi de vos cartons d’invitation à une date ultérieure. Pour cela choisissez la date et l’heure d’envoi dans l’onglet “Envoyer une invitation” puis en cliquant sur “Préparer l’envoi”. 
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